Du 21 au 26 octobre 2019 et du 28 octobre au 02 novembre 2019 s’est tenu dans la salle de conférence de l’Hôtel Somkiéta II à Koudougou, un atelier de formation sur le thème « TENUE DES DOSSIERS DU SECRETARIAT ET LA GESTION INFORMATISEE DU COURRIER » au profit de vingt-cinq (25) Secrétaires de la Présidence du Faso réparties en deux (02) groupes.
L’objectif principal de la formation étant de renforcer les connaissances et les bonnes pratiques en secrétariat de façon générale et particulièrement assurer une meilleure tenue des dossiers du secrétariat.
A l’ouverture de la session un seul mot a ponctué l’ouverture de cet atelier : c’est celui de Monsieur OUEDRAOGO Souleymane, Directeur des Ressources Humaines de la Présidence du Faso. Dans son allocution, il a souhaité au nom de sa hiérarchie, la bienvenue à l’ensemble des participants, situé le contexte et les objectifs dudit atelier. Il a rappelé que la présente formation des Secrétaires vise à renforcer leurs capacités sur les aspects du secrétariat, chose indispensable pour une administration efficace.
Tout en encourageant les uns et les autres à faire preuve de sérieux et d’avoir une hauteur de vue et d’ouverture d’esprit, il n’a pas manqué de remercier les formateurs et organisateurs pour leur disponibilité avant de déclarer ouvert l’atelier de formation sur « TENUE DES DOSSIERS DU SECRETARIAT ET LA GESTION INFORMATISEE DU COURRIER ».
Abordant le thème le consultant s’est évertué à montrer l’importance combien capitale d’un(e) secrétaire pour une institution comme la Présidence du Faso.
Selon le consultant le secrétariat est le nid du travail collaboratif. Il ressort qu’il s’agit d’une coopération entre membres d’une équipe visant à atteindre un but commun. C’est une situation dans laquelle plusieurs partenaires décident de coopérer, c’est-à-dire produire et utiliser une intelligence collective. Cela nécessite une motivation pour entrer en relation avec l’autre et partager avec lui une partie de son pouvoir et de son savoir dans le sens d’aller dans la même direction.
Quant à la gestion informatisée des données, elle s’impose à toute administration et permet la sauvegarde des données sous forme numérique. Elle est recommandée surtout à l’ère du numérique et prend en compte le processus de dématérialisation de supports documentaires physiques. La gestion informatisée abrite la mémoire des administrations tout en les pérennisant. C’est pourquoi les textes légaux reconnaissant désormais la valeur juridique des formats électroniques, bien que ce mode de conservation soit quelque peu contesté dans certains milieux professionnels.
Il faut retenir que la formation a soulevé un véritable engouement auprès des participants et a suscité l’espoir que la mise en œuvre des notions de courrier, de classement, et d’archivage se matérialiserait grâce à l’engagement et au soutien des premiers responsables.
La formation s’est achevée dans une ambiance conviviale entre participants, consultant et organisateurs et par la remise des attestations aux participants.
